Grootschalige systeemmigratie bij Buitenlandse Zaken

Grootschalige systeem migratie bij Buitenlandse Zaken.

Het ministerie van Buitenlandse Zaken is er voor iedereen die voor Nederland werkt, wereldwijd. Dit vraagt om een solide en veilig facilitair systeem waar je op kunt bouwen en vertrouwen. Grootschalige migraties zijn hier ook onderdeel van om collega’s en data veilig te houden en oplossingen te kunnen blijven bieden die echt werken. Maar hoe realiseer je dit voor een facilitair systeem waar dagelijks honderden eigen collega’s en klanten van afhankelijk zijn binnen een korte deadline? Je kunt jezelf geen lange downtime permitteren en data moet ook tijdens de migratie veilig blijven. Belangrijke onderdelen binnen Buitenlandse Zaken zoals de Diplomatieke Koeriersdienst zijn afhankelijk van dit systeem. 

Direct bij de start van de opdracht was het ‘alle hens aan dek’, er was immers een strakke deadline en de eerste grote fase van de migratie stond al binnen 5 weken op de planning. Door als projectteam te focussen op mogelijkheden in plaats van onmogelijkheden met continu de vraag; wat kunnen we zelf doen, is deze eerste en zijn alle opvolgende deadlines gehaald. 

Van project naar structurele vooruitgang

Gaandeweg het project ontstond steeds meer ruimte om te pionieren; echt naar de gebruikers luisteren en systeem functionaliteiten ontwikkelen die problemen voor deze gebruikers oplossen. Niet achter de feiten aanlopen, maar controle houden over de processen en werkwijzen en het systeem laten werken voor de collega’s in binnen- en buitenland met steeds meer de focus op automatisering. 

De combinatie van migreren als speerpunt en ontwikkeling en vooruitgang als tweede stap maakt dit project zo bijzonder. Door deze grote vooruitgang ontstaat de intrinsieke motivatie bij gebruikers om de ontwikkelde oplossingen ook echt te gaan gebruiken. En dan weet je dat je op de goede weg bent. Een systeem oplossing die zichzelf ‘verkoopt’ en meerwaarde bied in efficiëntie, inzicht, en uniformiteit. 

Hoe we dit bereiken?

Een klein projectteam met veel zeggenschap wat ruimte laat voor initiatieven en zelf in control is. Een projectmanager die stuurt op vooruitgang met een duidelijke deadline op de horizon en een mix van teamleden met kennis van zaken en een doeners mentaliteit. Geen ellenlange overleggen, maar goede ideeën, een duidelijk plan, en direct bijsturen op basis van ervaringen en gebeurtenissen. 

Zo rondden we binnen 9 maanden succesvol de volledige systeem migratie af, hebben we honderden nieuwe gebruikers onboard, en zijn er tal van nieuwe functionaliteiten ontwikkeld en maken we dagelijks nieuwe gebruikers enthousiast. 

Door een aantal op hoofdlijnen generieke oplossingen die toch flexibel geconfigureerd kunnen worden sluiten we nieuwe gebruikers snel aan. Zo kunnen we als voorbereiding op een onboarding gesprek en demo van het systeem met een Nederlands vertegenwoordiging in het buitenland al een omgeving klaar hebben staan waarmee gebruikers direct aan de slag kunnen. Zo zetten we het enthousiasme na een introductie direct om in daadwerkelijke oplossingen. 

Overzicht door inzicht:

Een nieuwe fase van de opdracht breekt momenteel aan. Dit wil niet zeggen dat we achterover kunnen leunen, integendeel. We ronden de projectfase af, sluiten het oude systeem en gaan de focus verleggen op het doorontwikkelen van het nieuwe systeem. De nieuwe focus ligt hierbij op overzicht door inzicht. Zowel binnen het management, clusters en specifieke vertegenwoordigingen. Zo kunnen gebruikers systeemgericht gaan sturen en data gebruiken om efficiënter en gerichter te werken door middel van real-time dashboards op alle niveaus in de organisatie. 


De originele migratie is hiermee veel meer geworden dan puur een technische operatie; het is een verandering naar een nieuwe manier van (samen)werken. Een manier waarin data veilig is, processen transparant zijn, onboarding van nieuwe gebruikers snel en efficiënt verloopt, en waarin collega’s de ruimte krijgen om zich te richten op wat echt telt: waarde toevoegen in plaats van worstelen met systemen.

Zo werd niet alleen gemigreerd, maar een systeem omgevormd tot een solide, generiek inzetbaar fundament voor de toekomst. En precies daarin lag de kracht van deze verandering: niet harder werken, maar slimmer – met een systeem dat daar vanaf de basis op is gebouwd.