Veel online bedrijven zijn voor het leveren van hun spullen aan consumenten afhankelijk van bedrijven als PostNL, DHL, Royal Mail en DPD. Omdat service steeds belangrijker wordt is een snelle levering belangrijk. Belangrijker misschien nog wel is de afhandeling van retouren. Hierbij willen bedrijven in de mindset of ‘best service’ er zo snel mogelijk voor zorgen dat zij de consument het geld terug kunnen geven. Omdat online bedrijven vaak werken in verschillende landen en daardoor met verschillende postale bedrijven, is het monitoren van de retouren ingewikkeld en tijdrovend.

Het Project:
Vanuit een bedrijf dat gespecialiseerd is in de afhandeling van online retouren kwam de businessvraag om de leveranciersdata samen te voegen om deze te kunnen monitoren in een dashboard voor zowel intern als extern gebruik. Het doel van dit dashboard is om in één oogopslag te kunnen zien hoe de prestatie van elke leverancier zijn, waarbij inefficiënties in de processen tijdig inzichtelijk gemaakt worden en het forecasten van volumes leidt tot de juiste bezetting in tijden van grote drukte. De prestaties worden gemeten aan de hand van twee punten. Het belangrijkste is de lead time, de tijd tussen de drop-off van de consument tot aan het punt dat de consument zijn geld terugkrijgt. Daarnaast moet er gemonitord kunnen worden op het aantal pakketjes dat vermist raakt tijdens het retourproces. Naast de dashboarding is er aandacht besteed aan verrijken en het automatiseren van de dataflows zodat de klanten en partners te allen tijde correcte data tot hun beschikking hebben.

Het Resultaat:
Door het voor elke leverancier samenvoegen van de afgesproken lead tijden met de retourdata is er een dashboard ontwikkeld waarbij de prestaties gemakkelijk inzichtelijk gemaakt worden. In het dashboard is te zien hoeveel pakketten er binnen de lead time zijn geretourneerd en hoeveel er te lang over hebben gedaan per leverancier. Door kleuren toe te passen is er een duidelijk en direct overzicht, waar zaken goed dan wel slecht verlopen. Daarnaast is er het aantal vermiste pakketten te zien. Door een click-through dashboard te maken bij dit getal kan er exact worden gezien welk pakket er vermist is en met welke leverancier hiervoor contact moet worden opgenomen.

Door dit dashboard voor een langere tijdsperiode beschikbaar te maken kan er duidelijk worden gezien welke leveranciers zich aan de afspraken houden en welke leveranciers niet goed presteren. Hierdoor ontstaat de mogelijkheid om te wisselen van leverancier om zo te voldoen aan een goede service naar de klant toe.