Tableau wordt vaak in één adem genoemd met business dashboard. Logisch gezien de vele (overzichtelijke en analyserende) dashboards die in Tableau ontwikkeld worden. Heb je echter al eens overwogen om jouw meer gestandaardiseerde rapportages over te hevelen naar Tableau? Lees hieronder wat dit kan betekenen voor de efficiency en betrouwbaarheid van jouw (financiële) rapportages.

Achtergrond
Na een succesvolle lancering van Tableau dashboarding binnen de afdeling Marketing, ontwikkelde zich ook bij Finance de behoefte om bestaande rapportages naar een ‘next level’ te tillen; te beginnen met de Maandrapportage. Want hoewel de toenmalige rapportage alle essentiële informatie bevatte, waren er meerdere redenen om dit als eerste aan te pakken:

• Het kostte elke maand veel mankracht (lees: uren) om tot het gewenste resultaat te komen. Naast de bijbehorende personeelskosten liet de Maandrapportage soms ook lang op zich wachten, waarmee andere processen in het gedrang kwamen;
• De rapportage werd ontwikkeld in Excel, een tool die niet per definitie geschikt is voor het verwerken van grote hoeveelheden data;  
• Er bestond een reële kans op foutieve weergave. De back-end komt namelijk uit meerdere systemen (dat is nog steeds zo) en moest elke maand opnieuw aan elkaar ‘geknoopt’ worden. In Tableau kun je dit automatiseren;
• De rapportage werd gezien de workload uitsluitend voor het totaal ontwikkeld, cijfers per vestiging waren simpelweg te arbeidsintensief. 

Aanpak
Om te beginnen hebben de eigenaren van de Maandrapportage een blueprint van de gewenste Tableau rapportage overlegd (lees: de schets van een Minimum Viable Product). Dit document is gedurende de gehele ontwikkeling de leidraad geweest. Vervolgens is samen met Finance onderzocht welke data vanuit welke systemen ontsloten moest worden om de blueprint te realiseren. Voor deze rapportage is besloten alle benodigde data op te halen en weg te schrijven in MS SQL Server. Om een heldere structuur te waarborgen zijn er separate tabellen welke helpen voor het overzicht in Tableau, alsmede om de data-omgeving voor Finance na livegang beheerbaar en onderhoudbaar te houden. Nadat de behoefte helder was en de data in de back-end gereed stond, is gestart met de ontwikkeling van de rapportage. Om te borgen dat alles voorspoedig en adequaat zou verlopen, is tweemaal per week een meeting gepland met Finance. In deze meetings werd de inhoud besproken, en daarnaast is ervoor gezorgd dat de business ook begrijpt hoe de rapportages opgebouwd zijn zodat deze in een later stadium zelf beheerd kunnen worden.

Resultaat
Door de overheveling naar Tableau is ervoor gezorgd dat Finance kort na maandafsluiting de Maandrapportage kan delen met het bedrijfsbestuur. Daarbij is de workload met circa 80% gedaald, met een zeer kleine foutmarge. Vooralsnog wordt het bestand vanuit Tableau Online gedownload en als PDF gedeeld. In een later stadium zal de rapportage echter online toegankelijk zijn en kunnen bijvoorbeeld ook vestigingsmanagers de cijfers ophalen voor hun specifieke vestiging en zo meer in control komen.
 
Aangezien Tableau ook binnen de Finance afdeling succesvol ontvangen is, hebben de eigenaren van de Maandrapportage inmiddels een Masterclass Tableau Desktop Specialist gevolgd. Dat stelt hen in staat om nóg meer uit hun werk en data te halen! Ook nieuwsgierig naar hoe Tableau jouw business naar het volgende niveau kan brengen? Wij vertellen je graag meer over onze Masterclass.